Welche Büroarbeit ich automatisiert habe, und welche bewusst nicht

Zeiterfassung: vom Excel zum Standort

Meine Arbeitszeit habe ich vorher in eine Excel-Tabelle eingetragen. Heute mache ich dafür nichts mehr: Ein Kurzbefehl auf dem iPhone hängt an meinem Standort und meldet Ankommen oder Gehen an einen Webhook. Dahinter liegen zehn Schritte, die prüfen, ob schon ein offener Eintrag existiert, und die Zeit in eine Tabelle schreiben. Sie laufen auf derselben eigenen Infrastruktur wie alles andere hier.

Übrig bleibt von der Aufgabe: ankommen oder gehen. Mehr nicht. Wenn ich die Zahlen brauche, etwa weil sie steuerlich relevant sein können, nehme ich einen Export aus den automatisch erfassten Daten statt einer von Hand gepflegten Tabelle.

Der Aufbau ist bewusst simpel, und genau deshalb ließe er sich übertragen: Ein Kurzbefehl auf mehreren Geräten, derselbe Webhook dahinter. Für einen kleinen Betrieb mit einer Handvoll Mitarbeitern wäre das dieselbe Mechanik, nur mit mehr Absendern.

Dokumente, die sich selbst melden

In meiner Dokumentenverwaltung hat ein Dokument ein Zusatzfeld, und darin steht immer ein Datum. Je nach Zusammenhang ist das entweder der Tag, an dem das Dokument gelöscht werden soll, oder der Tag, an dem ich daran erinnert werden möchte.

Ein Ablauf schaut jeden Morgen um acht nach, welche Dokumente fällig sind, und entscheidet dann: Erinnerung als Nachricht an mich, oder Löschen. Sieben Schritte, mehr braucht es nicht. Wie die Dokumenten-Workflows im Einzelnen aufgebaut sind, habe ich getrennt aufgeschrieben.

Der Gewinn ist kein Zeitgewinn, sondern ein anderer: Ich muss solche Fristen nicht mehr auf einem Notizzettel führen, und die Information erreicht mich trotzdem. Das ist der Unterschied zwischen "ich habe es irgendwo notiert" und "es meldet sich von selbst".

Bemerkenswert an diesem Ablauf ist, was nicht passiert ist: Seit er läuft, musste ich daran nichts ändern. Er ist der einzige der drei, der bisher völlig ohne Nachbesserung ausgekommen ist.

Das Postfach sortiert sich, bevor ich hineinschaue

Vorher sah es so aus: viele ungelesene, unsortierte Nachrichten. Alle paar Monate hat es mich gepackt und ich habe aufgeräumt. Das war eine ziemlich qualvolle Aufgabe, vor allem weil so viel Müll dabei ist, den man ohne Zutun ständig zugeschickt bekommt.

Heute läuft nachts um vier ein Ablauf mit 34 Schritten über das Postfach. Er ist mit Abstand der aufwendigste der drei, und der Aufwand steckt nicht im Sortieren, sondern in der Frage, wie sicher eine Entscheidung ist.

Es gibt zwei Erkennungswege, und sie ergänzen sich. Der erste sind feste Regeln: die Markierungen, die im Mailprogramm ohnehin vergeben werden, und eindeutige Betreffzeilen. Eine Sicherheitswarnung über eine neue Anmeldung erkennt man am Betreff zuverlässiger als mit jedem Modell, und sie soll immer denselben Weg gehen.

Der zweite Weg ist ein Klassifizierer für alles, was die Regeln nicht abdecken. Er entscheidet genau eine Frage, nämlich Müll oder kein Müll. Beides zusammen deckt mehr ab als jeder Ansatz für sich, und deshalb gibt es beide.

Der dritte Weg ist der eigentlich wichtige. Wenn keine Regel greift und ein Zweifel bleibt, landet die Nachricht nicht im Papierkorb, sondern in einem Ordner zur Nachbearbeitung. Diese Fallback-Pfade sind aus der Praxis entstanden: Manchmal landen Nachrichten in einem Ordner, in den sie nicht gehören, oder es muss noch etwas von Hand nachgezogen werden. Ein Sortierer, der sich seiner Sache immer sicher ist, sortiert irgendwann etwas weg, das man gebraucht hätte.

Was die Pflege tatsächlich kostet

Alle drei laufen seit Monaten. Das heißt nicht, dass sie unberührt bleiben.

Am Postfach bessere ich immer mal wieder nach, vor allem wenn sich die Ordnerstruktur ändert. Das ist keine Schwäche des Aufbaus, sondern die Folge davon, dass sich die Umgebung ändert: Wer Ordner umbenennt, muss den Ablauf mitnehmen. An der Dokumentenverwaltung musste ich bisher nichts anpassen, und die Zeiterfassung läuft ebenfalls unverändert.

Wer über Automatisierung nachdenkt, sollte diesen Posten einplanen. Welche Abläufe bei mir insgesamt im laufenden Betrieb sind, steht an anderer Stelle. Ein Prozess, der läuft, ist nicht fertig, sondern im Betrieb. Der Unterschied zeigt sich beim ersten Umbau der Umgebung.

Die Grenze: nichts geht allein nach außen

Es gibt eine Sache, die ich bewusst nicht automatisiere, und sie ist mir wichtiger als alles oben Beschriebene.

Ich automatisiere bewusst nicht, dass etwas allein nach außen geht.

Über die Außenkommunikation will ich die Kontrolle behalten. Die Automatisierung soll mich unterstützen, nicht alles von mir fernhalten. Ein Ablauf darf mir Arbeit abnehmen, vorbereiten, sortieren, erinnern. Was ein anderer Mensch von mir zu sehen bekommt, entscheide ich.

Das ist keine grundsätzliche Ablehnung. Ich kann mir gut vorstellen, dass es Prozesse gibt, in denen eine Automatisierung auch nach außen kommunizieren darf, und dass sie dort sinnvoll ist. Bei mir ist es bisher nicht so weit, und ich halte diese Grenze für den Punkt, an dem sich entscheidet, ob Automatisierung hilft oder einem die eigene Arbeit entzieht.

Was ich daraus mitnehme

Die drei Stücke Büroarbeit haben wenig gemeinsam: Ein Standort löst etwas aus, ein Datum in einem Feld, ein Postfach. Was sie verbindet, ist die Art der Arbeit, die sie ersetzen. Es ist nie die schwierige Arbeit, sondern die wiederkehrende, die in kleinen Portionen anfällt und deshalb nie dringend genug ist, um sie einmal richtig zu lösen.

Und ein zweiter Punkt, der sich bei allen dreien wiederholt: Der Aufwand steckt selten im eigentlichen Ablauf. Er steckt in den Zweifelsfällen, in den Fallbacks und in der Frage, was passieren soll, wenn etwas nicht eindeutig ist. Wer nur den Normalfall baut, baut die Hälfte.